Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Oy Sjoba Ab (Y-tunnus 3402091-5), Vaasa, Suomi.

Sähköposti: [email protected]. Aiherivi: ”Tietosuojakysely”.

2. Keräämämme tiedot

Mitä tietoja meillä on, riippuu siitä, miten käytät Smajlia.

• Ravintolatilit: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, rooli, yrityksen nimi ja Y-tunnus, toimipisteet ja laskutustiedot.
• Kirjautuminen: omistajatilien sähköpostiosoite ja salasana, joita käsittelee kirjautumispalvelumme ja jotka tallennetaan vain tiivisteenä. Kassan PIN-koodit ja API-avaimet tallennetaan myös vain tiivisteinä.
• Verkkosivuston lomakkeet: nimi, sähköpostiosoite sekä, jos annat ne, puhelinnumero, ravintola, toimipisteiden määrä, kassajärjestelmä ja viestisi.
• Klubin jäsenet (ravintolan asiakkaat): nimi, puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite, vapaaehtoinen syntymäaika, kieli, ostokset (summa, ajankohta, toimipiste ja mitä tilattiin), pisteet ja palkinnot, markkinointisuostumus, push-tilaus niille, jotka ovat sen sallineet, sekä tukiviestit. Emme koskaan tallenna korttitietoja. Maksu tapahtuu ravintolan maksupäätteellä.
• Viestilokit: alustan kautta lähetettyjen tekstiviestien ja sähköpostien vastaanottaja, sisältö ja toimitustila.
• Tekniset tiedot: IP-osoite, selaimen tyyppi, laitetiedot ja virhelokit.

3. Miksi käytämme tietoja

Käytämme henkilötietoja:

• Tilien, klubien, kassan, hallintapaneelin ja ravintolan käyttöön ottamien integraatioiden luomiseen ja ylläpitoon.
• Yhteydenottoihin vastaamiseen, pilottien käynnistämiseen ja ravintoloiden käyttöönottoon.
• Viestien lähettämiseen ravintolan puolesta (tekstiviesti, sähköposti, push), vain silloin kun ravintola lähettää ne.
• Laskutukseen ja kirjanpitoon.
• Palvelun turvallisuuden varmistamiseen, väärinkäytösten estämiseen ja vikojen selvittämiseen.
• Palvelun kehittämiseen. Siihen käytämme vain koostettua ja anonymisoitua käyttötietoa, josta ei voi tunnistaa yksittäistä ravintolaa, asiakasta tai ostosta. Tällainen tieto ei ole henkilötietoa.
• Lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpito- ja verolainsäädännön, täyttämiseen sekä laillisiin pyyntöihin vastaamiseen.

4. Käsittelyn oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietoja seuraavilla GDPR:n 6 artiklan mukaisilla perusteilla:

• Sopimus (6.1 b): tilien luominen, alustan tarjoaminen, käyttöönotto ja laskutus.
• Oikeutettu etu (6.1 f): yhteydenottoihin vastaaminen, tietoturva ja vianmääritys sekä palvelun kehittäminen.
• Lakisääteinen velvoite (6.1 c): kirjanpito ja verotus.
• Suostumus (6.1 a): ennakkokäyttäjien lista ja meiltä tuleva markkinointi. Voit peruuttaa suostumuksen milloin tahansa.
• Klubin jäsenten osalta oikeusperusteen ratkaisee rekisterinpitäjänä ravintola: yleensä jäsenyyssopimus sekä suostumus markkinointiin ja push-ilmoituksiin.

5. Kun toimimme rekisterinpitäjänä

Olemme rekisterinpitäjä seuraavien tietojen osalta:

• Ravintolanomistajien ja henkilökunnan tilit ja yhteystiedot
• Yhteydenotot, ennakkokäyttöilmoittautumiset ja pilottikeskustelut
• Sopimus-, laskutus- ja kirjanpitotiedot
• Tekniset lokit ja tietoturvalokit

6. Kun toimimme henkilötietojen käsittelijänä

Klubin jäsenten tietojen osalta klubia ylläpitävä ravintola on rekisterinpitäjä ja me olemme sen henkilötietojen käsittelijä. Käsittelemme tietoja vain ravintolan dokumentoitujen ohjeiden ja henkilötietojen käsittelysopimuksen mukaisesti emmekä saa käyttää niitä omiin tarkoituksiimme.

Jokaisella klubilla on oma tietosuojaselosteensa. Jos olet klubin jäsen, käytät oikeuksiasi ravintolan luona, ja autamme ravintolaa vastaamaan.

Ravintola vastaa siitä, että:

• Käsittelylle on oikeusperuste
• Jäsenille kerrotaan käsittelystä, myös ravintolan omassa tietosuojaselosteessa
• Jäsenten oikeuksia koskeviin pyyntöihin vastataan
• Päätetään, kuka henkilökunnasta saa nähdä mitä

7. Palveluntarjoajat

Käytämme alla olevia palveluntarjoajia. Ne käsittelevät tietoja puolestamme sopimuksen perusteella eivätkä saa käyttää niitä omiin tarkoituksiinsa. Emme koskaan myy henkilötietoja.

• Supabase: tietokanta ja kirjautuminen, isännöidään EU:ssa (Tukholma). Jokaisella ravintolalla on oma tietokanta.
• Netlify: tämän verkkosivuston ja klubisovellusten isännöinti.
• Resend ja Brevo: sähköpostien toimitus.
• Bird: tekstiviestien toimitus.
• Selain- ja laitevalmistajien ylläpitämät push-palvelut (esimerkiksi Apple, Google ja Mozilla): push-ilmoitusten toimitus asiakkaille, jotka ovat sen sallineet.
• Kumppanit, jotka ravintola liittää itse, kuten kassajärjestelmä tai kotiinkuljetusalusta: ne lähettävät ostotietoja klubille, ja niitä ohjaa ravintola, ei me.
• Viranomaiset, kun laki sitä edellyttää.

8. Siirrot EU:n ulkopuolelle

Tietosi säilytetään EU:ssa. Jotkin palveluntarjoajistamme, kuten Netlify ja Resend, ovat yhdysvaltalaisia yrityksiä, joten tietoja voidaan käsitellä myös Yhdysvalloissa. Siirrot perustuvat EU–US Data Privacy Frameworkiin, kun palveluntarjoaja on sertifioitu, ja muutoin Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin. Pyydä, niin lähetämme kopion suojatoimista.

9. Kuinka kauan säilytämme tietoja

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin tarpeen:

• Verkkosivuston kautta tulleet yhteydenotot, jotka eivät johda asiakassuhteeseen: poistetaan viimeistään 24 kuukauden kuluttua viimeisestä yhteydenotosta.
• Ennakkokäyttäjien lista: kunnes pyydät meitä poistamaan sinut.
• Ravintolatilit ja klubin tiedot: niin kauan kuin sopimus on voimassa. Sopimuksen päätyttyä poistamme ravintolan tiedot, jäsenten tiedot mukaan lukien, kahden kuukauden kuluessa, ellei laki edellytä jonkin tiedon säilyttämistä. Ravintola voi pyytää viennin ennen sitä.
• Laskut ja kirjanpitoaineisto: kuusi vuotta kirjanpitolain mukaisesti.
• Klubin jäsenet: jäsen voi poistaa tilinsä sovelluksessa milloin tahansa. Henkilötiedot poistetaan silloin heti, ja ostokset, jotka ravintolan on säilytettävä kirjanpitoa varten, jäävät ilman henkilötietoja.
• Tekniset lokit: vain niin kauan kuin turvallisuus ja vianmääritys edellyttävät.

10. Tietoturva

Suojaamme tietoja muun muassa seuraavasti:

• Salatut yhteydet (HTTPS) kaikkialla.
• Jokaisella ravintolalla on oma tietokanta, joten yhden ravintolan jäsenet eivät koskaan sekoitu toisen jäseniin.
• Pääsy roolin mukaan: omistaja, kassahenkilökunta ja kirjanpitäjän lukuoikeus.
• Salasanoja käsittelee kirjautumispalvelumme, ja PIN-koodit ja API-avaimet tallennetaan vain tiivisteinä.
• QR-koodit, jotka vaihtuvat 30 sekunnin välein, ja kertakäyttöiset palkintokoodit.
• Pistekirjanpito, johon vain lisätään: jokaisesta muutoksesta jää rivi ja syy.
• Allekirjoitetut integraatiot: sama kuitti ei koskaan lasketa kahdesti.

11. Oikeutesi

GDPR:n mukaan sinulla on oikeus:

• Saada pääsy tietoihisi (15 artikla)
• Oikaista virheelliset tiedot (16 artikla)
• Poistaa tietosi (17 artikla)
• Pyytää käsittelyn rajoittamista (18 artikla)
• Saada tietosi koneellisesti luettavassa muodossa (20 artikla)
• Vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä (21 artikla)
• Peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa (7 artikla)

12. Näin käytät oikeuksiasi

Lähetä sähköpostia osoitteeseen [email protected]. Jos olet ravintolan klubin jäsen, ota yhteyttä klubia ylläpitävään ravintolaan, niin autamme sitä. Voit myös poistaa oman tilisi klubin sovelluksessa.

Vastaamme pyyntöihin 30 päivän kuluessa.

13. Evästeet

Tämä verkkosivusto ei käytä analytiikka- tai markkinointievästeitä. Yksi toiminnallinen eväste muistaa valitsemasi kielen.

Klubisovelluksessa välttämättömät evästeet pitävät asiakkaat kirjautuneina (enintään 180 päivää) ja henkilökunnan kirjautuneena kassalla (14 tuntia).

14. Lasten tietosuoja

Alusta on tehty ravintoloille ja yrityskäyttöön. Ravintolat päättävät, kuka voi liittyä niiden klubiin. Emme tietoisesti kerää lasten henkilötietoja omiin tarkoituksiimme.

15. Muutokset tähän selosteeseen

Saatamme päivittää tätä selostetta. Alussa oleva päivämäärä kertoo, milloin sitä on viimeksi muutettu. Merkittävistä muutoksista ilmoitamme ravintola-asiakkaille myös sähköpostilla. Jos jatkat palvelun käyttöä muutoksen jälkeen, hyväksyt päivitetyn selosteen.

16. Valvontaviranomainen

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi), sähköposti [email protected], puhelin 029 566 6700.